Alla borde veta hur man skriver ett brev, vare sig det är en affärsförfrågan, e-post, personligt brev eller brevformat inlägg i sociala medier. Att skriva brev är en användbar färdighet, inte bara för att kommunicera tydligt, utan också för att göra ett gott intryck – speciellt ett första intryck.
Nedan förklarar vi hur man skriver ett korrekt brev, oavsett vilken typ du behöver. Vi kommer att täcka det korrekta formatet för ett formellt brev, såsom ett ansökningsbrev eller jobbförfrågan, samt tips för att skriva ett personligt brev, med några hjälpsamma exempel på varje.
Innehållsförteckning
Hur man skriver ett brev
Här är några snabba steg för hur man skriver ett brev:
- Välj din format (e-post, papper och post osv.)
- Skriv din kontaktinformation och datum längst upp om du använder blockstil (se nedan).
- På en ny rad skriv en hälsning, som ”Kära fru Smith,” eller ”Till den det kan angå.”
- Skriv kroppen av ditt brev i en standard styckformat.
- På en ny rad skriv en kompletterande avslutning, som ”Vänliga hälsningar,” eller ”Med vänliga hälsningar,”
- Underteckna ditt namn under den kompletterande avslutningen.
Vilken typ av brev bör du skriva?
Det finns inga hårda och snabba regler. Den mest lämpliga brevformatet beror på din målgrupp. För en vän eller nära släkting är ett avslappnat meddelande eller informellt brev vanligtvis det bästa alternativet. Det finns olika typer av brev som är lämpliga för detta format. Några av dem inkluderar:
- Handskrivna brev
- E-postmeddelanden
- Tilltryckta meddelanden i sociala medier
Men för affärskontakter eller personer du inte känner väl är ett maskinskrivet formellt brev nästan alltid det mest lämpliga valet. När det används för professionella ändamål är det effektivt att skriva ett formellt brev för följande:
- Följebrev
- Avsiktsförklaringar
- Värdeförslagsbrev
- Affärsmemorandum
- Befordringsbrev
- Referensbrev
- Avskedsbrev
- Tackbrev
Dessa är bara några av de typer av brev som du kanske behöver skriva i en avslappnad eller professionell miljö. Innan du skriver ett brev, överväg vilken typ av brev du behöver: formellt eller informellt. Varje typ har ett distinkt format som du bör följa.
Formell brevskrivning: blockstil kontra AMS-stil
Formella brev – som till exempel ansökningsbrev, affärsförfrågningar och brådskande meddelanden – är några av de viktigaste breven du någonsin kommer att behöva skriva. Eftersom de ibland används som officiella dokument har formella brev en mycket exakt struktur och särskild format. Faktum är att det finns några olika ”korrekta format” att välja mellan.
De vanligaste formaten för formell brevskrivning är blockstil och American Mathematical Society, eller AMS-stil. I exemplet nedan använder vi blockstil, specifikt full blockstil, eftersom det är det mest populära. Blockstil kännetecknas av att alla element är justerade längs vänsterkanten på sidan. Detta inkluderar första raderna i styckena, som inte använder indrag.
AMS är ganska liknande och följer många av samma regler som blockstil. Det finns dock några skillnader, vilka vi kortfattat täcker efter nästa avsnitt.
Hur man skriver ett formellt brev i blockstil
Steg 1: Skriv kontaktinformationen och datumet
Alla formella brev börjar med kontaktinformationen och datumet. I full blockstil placeras detta i det övre vänstra hörnet.
Först, som avsändare, skriv ditt fullständiga namn och adress justerad till vänster, precis som när du adresserar ett kuvert. Detta är inte bara en formalitet, utan ett användbart inslag så att mottagaren lätt kan hitta din kontaktinformation när de vill svara.
Om du skriver på officiellt företagsbrevpapper som redan innehåller denna information behöver du inte skriva om kontaktinformationen.
Efter din adress, hoppa över en rad och lägg sedan till datumet då du skriver brevet.
Sist, hoppa över en rad igen och lägg till mottagarens namn och fullständig adress. Du kan gärna inkludera deras jobbtitel under deras namn om det är relevant. Lämna en tom rad efter kontaktinformationen innan du skriver hälsningen.
Steg 2: Skriv hälsningen
Formella brev har alltid en hälsning i början av det skrivna innehållet som en signal om att ditt meddelande är på väg att börja. Detta kallas hälsningen.
De flesta hälsningar börjar med ”Kära” och sedan mottagarens namn. Alla hälsningar använder titelkapitalisering och avslutas med ett kommatecken.
Om du inte känner till namnet på mottagaren kan du också använda en yrkestitel eller till och med avdelningsnamnet, till exempel ”Kära HR-representant.” Som en sista utväg kan du använda den generiska hälsningen ”Till den det berör” i alla sammanhang. Försök att undvika ”Kära herr eller fru,” eftersom det är lite föråldrat.
Steg 3: Skriv brevets innehåll
Detta är där du skriver ditt meddelande. Brevets innehåll följer de normala grammatikreglerna, så skriv det som du skulle skriva något annat formellt dokument. Det enda undantaget för full blockstil är att du inte indenterar första raderna i styckena.
Till skillnad från personliga brev är formella brev raka och direkta, så var inte rädd för att gå direkt på sak. Vissa formella brev är bara en eller två meningar långa, även om andra kan sträcka sig över flera stycken om det finns mycket information att förmedla. Det viktiga är att du håller dig fokuserad och undviker avvikande ämnen.
Även om olika företagskulturer har olika kommunikationsstandarder är det en säker satsning att undvika informellt språk och skämt; vissa avråder till och med från att använda kontraktioner. Det bör vara självklart, men använd inte slang, svordomar eller annat olämpligt språk.
Om ditt brev täcker mycket är det bäst att inkludera en avslutande stycke i slutet för att sammanfatta allt mottagaren behöver veta. Glöm inte att alltid redigera och korrekturläsa brevets innehåll innan du skickar det.
Steg 4: Skriv den avslutande frasen
Formella brev använder också en standardavslutande fras eller avslutning, liknande hälsningen, innan de avslutas med en äkta signatur.
En av de vanligaste avslutarna är ”Vänliga hälsningar,” inklusive vissa varianter som ”Med uppriktig tacksamhet” eller ”Vänligt hälsningar.” Andra vanliga avslutningar inkluderar ”Med vänliga hälsningar” och ”Dina.” Till skillnad från hälsningar använder avslutare meningstypografi. Kapitalisera alltid det första bokstaven i din avslutande fras, men bara den första bokstaven. Och precis som hälsningen, avsluta alltid med ett kommatecken.
Om du skickar ett pappersbrev, hoppa över några rader efter din avslutande fras – här skriver du din namnteckning. Dessutom, skriv alltid ditt namn under signaturen, tillsammans med din jobbtitel om det är relevant. När du skickar ett e-postmeddelande eller annat digitalt brev behöver du inte lämna en tom rad innan du skriver ditt fullständiga namn.
Steg 5: Nämn bifogade material
Detta sista steg är nödvändigt endast om du skickar med ytterligare material med brevet, såsom ett CV, ansökan, kupong, osv. Om du bara skickar brevet, bortse från detta steg.
Efter ditt utskrivna namn och valfri jobbtitel (under din signatur), hoppa över en rad och skriv sedan ”Bilaga:” följt av en lista över de material du inkluderat. Till exempel, om du inkluderade ett CV, skulle du skriva ”Bilaga: CV.” Detta är helt enkelt en försiktighetsåtgärd så att mottagaren inte missar något eller, om de behöver, kan verifiera att något gick förlorat vid leverans.
Formellt brevexempel (blockstil)
Detektivinspektör G. Lestrade
35 Victoria Embankment
London, England SW1A 2JL, Storbritannien
1 juli 1888
Mr. Sherlock Holmes
221B Baker St.
London, England NW1 6XE, Storbritannien
Kära Mr. Holmes,
På uppdrag av Londons poliskår ber vi att du kommer till New Scotland Yard så snart som möjligt. Vi har ett fall som kräver din särskilda expertis, och vi föredrar att diskutera detaljerna personligen, med tanke på känsligheten i informationen. Vilken tid som helst före månadens slut är acceptabelt.
Med vänliga hälsningar,
G. Lestrade
Detektivinspektör
Bilaga: Besökskort
Hur man skriver ett formellt brev i AMS-stil
För det mesta använder AMS-stil samma regler och riktlinjer som blockstil, inklusive bilagor, så du kan följa stegen ovan oavsett vilken stil du använder. Det finns dock två stora skillnader i AMS-stil som du bör vara medveten om:
Lämna inte en tom rad mellan avsändarens fullständiga adress och datumet. Datumet placeras direkt under adressen.
AMS-stil använder alltid en ämnesrad istället för eller före hälsningen. Ämnesraden ska skrivas med versaler och sammanfatta innehållet i brevet på högst en rad, till exempel ”DITT NÄRVARO BEHÖVS PÅ SCOTLAND YARD.” Precis som med hälsningar, lämna en tom rad före och efter ämnesraden.
Formellt brev exempel (AMS-stil)
Detektivinspektör G. Lestrade
35 Victoria Embankment
London, England SW1A 2JL, Storbritannien
1 juli 1888
DITT NÄRVARO BEHÖVS PÅ SCOTLAND YARD
Kära Mr. Holmes,
[. . .]
Hur man skriver ett informellt brev
Troget deras namn är informella brev mycket mer avslappnade än formella brev. Det innebär att det inte finns lika många regler och riktlinjer, och ingen kommer att bry sig om du inte lämnar ett tomt utrymme på rätt plats.
Ändå finns det en korrekt format som människor är bekanta med, så följ stegen nedan som ett absolut minimum.
Steg 1: Placera datumet högst upp (valfritt)
Att placera datumet högst upp i ett brev är en sedvänja som härstammar från en tid då brevskrivning var det primära kommunikationsmedlet. Numera är det inte längre nödvändigt att inkludera datumet, men vissa människor gör det fortfarande på grund av tradition. I informella brev är det helt valfritt.
Steg 2: Skriv hälsningen
Precis som formella brev börjar informella brev med en artig hälsning till mottagaren. Standardformatet är detsamma: ordet ”Kära” följt av personens namn, som i ”Kära Mr. Lestrade,” med titelkaptalisering.
Men informella brev ger mer frihet när det gäller vad du säger i din hälsning, och det är inte ovanligt att se avslappnade hälsningar som ”Hej [Namn],” eller ”Hallå [Namn].”
Liksom hälsningar i formella brev avslutar du normalt din hälsning med ett kommatecken och hoppar sedan över en rad innan du börjar brevets innehåll. Ibland ser du människor avsluta hälsningen med ett utropstecken, beroende på deras relation till mottagaren.
Steg 3: Skriv brevets innehåll
Brevets innehåll är där du skriver ditt meddelande, och informella brev är ofta menade att dela nyheter eller hålla kontakten. De tenderar att ha en samtalston, vilket innebär att du är fri att inkludera slang och vilket språk du använder när du talar personligen.
Medan avstickare är mer tillåtande i informella brev kan att gå av ämnet överdrivet fortfarande störa läsaren. Försök att hålla dig fokuserad så gott du kan utan att låta begränsad – informella brev är trots allt menade att vara personliga.
Steg 4: Skriv avslutningshälsningen
Informella brev använder också en avslutningshälsning före signaturen, efter samma format som formella brev. Det inkluderar att använda meningstypografi (kapitalisera endast första bokstaven), lägga till ett kommatecken i slutet och lämna tillräckligt med utrymme för att skriva under ditt namn om du skickar ett pappersbrev.
Du behöver dock inte hålla dig till de konventionella avslutningarna som ”Med vänliga hälsningar.” Om du skriver ett personligt brev kan du använda något mer sentimentalt beroende på relationen till mottagaren, som ”Kram,” ”Varma hälsningar,” eller ”Vi hörs snart.”
Exempel på informella brev
Informellt brev exempel 2 juli 1888
Vad händer, Lestrade!?
Det är Sherlock! Så exalterad över att få ditt brev. Självklart kommer jag till Scotland Yard så snart som möjligt, inga problem.
Kramar,
Sherlock ”Bästa Detektiven Någonsin” Holmes
Vad är PS?
PS står för postskriptum. Det är något du lägger till i sista minuten efter att brevet är klart, vanligtvis antingen små nyheter eller något litet du glömde när du skrev brevets innehåll. Normalt sett använder du inte postskript i formella brev; om du behöver lägga till något måste du revidera hela dokumentet för att inkludera den nya informationen.
När du skriver ett postskriptum skriver du helt enkelt bokstäverna ”PS” och sedan ditt meddelande. Det spelar ingen roll om du använder punkter eller inte (”PS” och ”P.S.” är båda acceptabla), men båda bokstäverna bör alltid vara kapitaliserade.
Om du har mer än ett postskriptum, lägg helt enkelt till en till P i början av varje nytt PS. Till exempel bör ditt andra postskriptum märkas ”PPS.” och ditt tredje postskriptum bör vara ”PPPS.”
PS. Rob fick positionen på Great Company! Tack för allt stöd under hans arbetslöshet.
PPS. Jag måste avboka min födelsedagsfest, men vi träffas fortfarande för drycker den kvällen om du vill komma.
Kuvertet
I USA är maxvikten för ett förstaklassbrev 3,5 uns. Om ditt brev är mer än tre sidor eller om du har skrivit det på tungt papper måste du väga det för att se till att det uppfyller kraven. Storleken och formen på kuvertet spelar också roll. Det måste vara rektangulärt och mindre än ungefär 6 x 11 tum, annars löper du risken att postkontoret returnerar det.
Skicka ett brev
När du har fastställt att kuvertet är rätt typ, behöver du bara skicka det. (Om det är ett personligt brev kan du alltid leverera det själv. I så fall skriver du bara den avsedda mottagarens namn på utsidan av kuvertet. En bonus med handleverans? Du kan använda vilket storlek eller form på kuvert du vill!)
I det övre vänstra hörnet skriver du ditt namn och adress eller bifogar en adressetikett. I mitten av kuvertet skriver du noggrant mottagarens namn och adress. Förutom delstatens förkortning och postnummer bör internationella brev inkludera landet för både destinations- och returadresser.
Portosatser varierar. Kolla US Postal Services webbplats för aktuella priser eller använd ett Forever-märke för adresser i USA. Portot placeras i det övre högra hörnet på kuvertet.
Dubbelkolla att allt är korrekt på utsidan av kuvertet. Om det är, vik ditt brev och sätt in det snyggt. Förslut det inte förrän du är säker på att du har inkluderat varje sida du tänker skicka.
Tips för brevskrivning
Är du fortfarande osäker på hur man skriver ett korrekt brev? Håll dessa tips för brevskrivning i åtanke för att hjälpa dig kommunicera med självförtroende.
Erövra hjärtan med välkomnande ord
Även om personliga brev naturligtvis tenderar att ha en vänlig ton kan även formella brev dra nytta av artigheter och hövligt etikett. En enkel fras som ”Hur mår du?” eller ”Jag hoppas att du har det bra” i början av ett brev kan hjälpa till att skapa en förbindelse mellan avsändaren och mottagaren, även om ämnet är strikt affärsmässigt.
På samma sätt kan du också uttrycka medkänsla, ånger, stöd eller tacksamhet i både formella och informella brev. Förutom enbart etikett etablerar dessa artigheter en personlig anslutning som skiljer dina brev från de som är skrivna av maskiner.
Skriv för din läsare
Precis som med allt skrivande bör du anpassa ditt språk för att passa din specifika läsare. Om du skriver ett formellt brev till en affärskollega, var professionell och artig. Om du skriver ett personligt brev till en gammal vän, känn dig fri att skoja och använda slang.
Ibland suddas gränserna ut – ett ”formellt brev” till en arbetskamrat kan vara mer avslappnat än ett ”personligt brev” till en avlägsen släkting. Kom ihåg den specifika läsaren när du skriver för att träffa rätt ton. Om du aldrig har träffat mottagaren tidigare, håll dig till artig formellhet.
Inkludera all nödvändig information
Om du har mycket information att förmedla, gör en liten lista i förväg för att vara säker på att du täcker allt. Behandla detta som en mini-översikt för att se till att ingenting glöms bort.
Detta är särskilt viktigt för inbjudningar eller brev om att schemalägga evenemang. Se till att du tydligt anger de väsentliga fakta – särskilt var och när – samt annan viktig information, som vägbeskrivningar eller speciella krav.
Slutsats
Känns det inte bra att skicka ett noggrant förberett brev? Ett väl skrivet brev har definitivt bäst chans att uppnå sitt syfte. För att säkerställa att ditt brev verkligen skiner är det avgörande att det är felfritt och har rätt ton. Grammatikens skrivhjälp fångar saker som stavfel och grammatiska fel, och Grammarly Premium inkluderar formateringsförslag och vägledning som kan hjälpa dig att skriva tydliga och lättlästa brev som fångar mottagarens uppmärksamhet. Genom att använda Grammarly kan du skriva ditt brev med förtroende, var du än skriver!
Resources:// Grammerly
